CONTOH NOTA SERAH TUGAS 2022:CARA BUAT & PANDUAN (Format Word & Pdf)

CONTOH NOTA SERAH TUGAS 2022:CARA BUAT & PANDUAN (Format Word & Pdf)

contoh nota serah tugas

Contoh nota serah tugas sebagai panduan bagi mereka yang akan bertukar tempat kerja. Bagi kakitangan kerajaan contoh nota serah tugas penting jika berlaku pertukaran tempat kerja. Contoh nota serah tugas sebagai bantuan kepada kakitangan baru yang mengambil alih tugas yang ditinggalkan oleh kakitangan yang bertukar. Contoh nota serah tugas

 

Garis Panduan Nota serah Tugas Contoh

Garis panduan contoh nota serah tugas adalah seperti berikut:

1.0 TUJUAN

Garis  panduaan  penyediaan  Nota  Serah  Tugas  ini  disediakan  bagi  memberi  panduan untuk membantu Pihak Pengurusan Jabatan Pelajaran Negeri Perak dan agensi-agensi dibawah termasuk Pejabat Pelajaran Daerah dan Sekolah-sekolah menyediakan Nota Serah Tugas yang seragam  dan  sesuai  mengikut  format  yang  digunakan  oleh  semua  Kementerian  dan  Jabatan Kerajaan.

 

 2.0 LATAR BELAKANG

Pertukaran,  naik  pangkat  dan  penamatan  perkhidmatan  adalah  lumrah  kepada Perkhidmatan Awam. Setiap pegawai dan kakitangan kerajaan akan melalui proses ini dan ianya adalah  selaras  dengan  hasrat  kerajaan  untuk  membentuk  kakitangan  yang  berkebolehan disetiap skim perkhidmatan masing-masing.

Setiap tugas yang ditinggalkan akan diteruskan oleh penganti, proses peralihan tugas dan  maklumat  ini  kadangkala  menimbulkan  masalah  kerana  butiran  tugas  dan  kerja  belum selesai dan rujukan yang tidak jelas. Masalah  yang  berlaku  sebelum  ini  adalah  kerana  tiada contoh nota serah tugas  atau  format  yang seragam yang boleh digunakan di peringkat Jabatan.

Selain itu, terdapat juga pegawai-pegawai yang  bertukar  tidak  menyediakan  Nota  Serah  Tugas  kerana  garis  panduan  yang  terdapat  di dalam pekeliling tidak dipatuhi.

Didalam konteks Jabatan Pelajaran Perak, perkara ini juga melibatkan pegawai-pegawai diperingkat Jabatan Pelajaran. Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan juga Guru-guru disekolah-sekolah. Setiap proses pertukaran, naik pangkat, atau penamatan perkhidmatan pegawai perlu disertakan dengan Nota Serah Tugas yang sesuai dan selaras dengan panduan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.

 

 3.0 PUNCA KUASA

3.1 Surat Edaran JPA.193/6/3-4/(20) Bertarikh 19 Julai 1985 Penggunaan Format Nota Serah Tugas Yang Seragam  Bagi Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dengan Pertukaran

3.2Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2004  Panduan Pertukaran Pegawai Awam

 

4.0 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

4.1 Penerangan Am

4.1.1 Hanya pegawai-pegawai kumpulan ‘A’ dan ‘B’ sahaja yang perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Kumpulan ini termasuklah Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Siswazah (PPPS), Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD),  dan  Pegawai-pegawai  Guna  Sama  yang  bertugas  di  setiap  peringkat Jabatan Pelajaran Perak.

4.1.2 Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.

4.1.3 Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:

  • Ketua Perkhidmatan
  • Bahagian Pentadbiran atau  Perkhidmatan  di  Kementerian  /  Jabatan  / PPD / Sekolah Berkenaan
  • Ketua Bahagian / Ketua Jabatan iv.Pegawai yang akan mengambilalih tugas, dan
  • Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.

4.1.4 Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.

4.2 Garis Panduan / Format Penyediaan Nota Serah Tugas

4.2.1 Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat – i)

  1. Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:

i.Nama Penuh

ii.Jawatan Yang Disandang

iii.Tempoh Menyandang Jawatan

iv.Menandatangani Surat

  1. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan / Ketua Sektor / Ketua Unit / Pengetua / Guru Besar untuk disemak.
  2. Ketua Jabatan  /  Ketua  Sektor  /  Ketua  Unit  /  Pengetua  /  Guru  Besar kemudian  perlu  memanjangkan  Nota  Serah  Tugas  berkenaan  kepada Bahagian Pentadbiran Kementerian / Jabatan / Sekolah.
  3. Nota Serah  Tugas  ini  seterusnya  diserahkan  kepada  Pegawai  yang mengambilalih  jawatan  tersebut  dan  Pegawai  berkenaan  hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.

4.2.2 Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan (Muka Surat – ii) Pegawai  yang  bertukar  perlu  menyenaraikan  tugas-tugas  sepertimana  yang tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan. Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.

4.2.3 Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai (Muka Surat – iii) Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:

  1. Tugas-tugas Yang Belum Selesai Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai meninggalkan jawatan.
  2. Kedudukan Sekarang Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang dinyatakan.
  3. Tindakan Susulan Pegawai yang  akan  bertukar  perlu  memaklumkan  kepada  Pegawai  yang akan mengambilalih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum diselesaikan.
  4. Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan Pegawai yang  akan  bertukar  perlu  mencatatkan  maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail, nama pegawai dan Kementerian / Jabatan yang berkaitan  dengan  tugas  yang  perlu  dirujuk  oleh  pegawai  yang mengambilalih  tugas  sekiranya  timbul  masalah  berhubung  dengan  tugas-tugas yang belum diselesaikan.
  5. Catatan Pegawai yang  akan  bertukar  boleh  mencatatkan  maklumat-maklumat tambahan  yang  difikirkan  perlu  diketahui  oleh  pegawai  yang  akan mengambilalih  tugas  supaya  perjalanan  kerja  yang  ditinggalkan  tidak terjejas.

4.2.4 Perkara 4 – Senarai Harta Benda / Peralatan Pejabat(Muka Surat – iv) Pegawai  yang  akan  bertukar  perlu  menyenaraikan  semua  harta  benda  / peralatan  pejabat  /  asset  hak  milik  kerajaan  yang  diberikan  kepada  pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.

4.2.5 Perkara 5 – Kedudukan Kewangan / Akaun dan Lain-lain (Muka Surat – v) Ruangan  ini  /  Perkara  ini  hanya  perlu  disediakan  oleh  pegawai-pegawai  yang menguruskan  perkara-perkara  yang  berkaitan  dengan  urusan  kewangan  dan akaun.  Maklumat-maklumat  yang  perlu  dimasukkan  merupakan  laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.

4.2.6 Perkara 6 – Fail Meja (Muka Surat – vi) Fail Meja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1 Salinan  Fail  Meja  hanya  perlu  diserahkan  kepada  Pegawai  yang  akan mengambilalih  tugas  dan  Bahagian  Pentadbiran  /  Perkhidmatan  Jabatan  / Sekolah berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

4.2.7 Perkara 7 – Manual Prosedur Kerja  (Muka Surat – vii) Manual  Prosedur  Kerja  perlu  disertakan  sebagai  sebahagian  daripada  Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’2 Salinan  Manual  Prosedur  Kerja  hanya  perlu  diserahkan  kepada  Pegawai  yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran / Perkhidmatan Jabatan / Sekolah berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

4.2.8 Perkara 8 – Lain-lain Hal (Muka Surat – viii) Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau  maklumat  am  berhubung  dengan  kerja  dan  jawatan  yang  disandang. Catatan-catatan  ini  hendaklah  berupa  maklumat  yang boleh  membantu  dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.

5.0 PENUTUP  Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu disediakan oleh seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks Jabatan Pelajaran Perak. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti diharap membantu kelinciran peralihan tugas supaya mutu kerja pegawai-pegawai di Jabatan Pelajaran Perak sentiasa berkualiti.

 

Contoh Mukasurat Pertama & Kedua Nota Serah Tugas

Contoh Nota Serah Tugas

Contoh nota serah tugas adalah seperti dibawah. Anda boleh salin contoh nota serah tugas dan paste di notepad kemudian terus copy balik contoh nota serah tugas dan paste di microsoft word. Ubah sedikit mengikut keperluan. Contoh nota serah tugas :

 

NOTA SERAH TUGAS

 

NAMA                               : NURUL HANIM BINTI ISMAIL

  1. KP :
  2. FAIL PERIBADI :

 

KANDUNGAN

 

PERKARA                                                                                                      MUKA SURAT

1.         Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas                              3
  1. Senarai Tugas Jawatan 4
3.         Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai                              5
  1. Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat 6
  2. Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain 7
  3. Fail Meja 8-10
  4. Manual Prosedur Kerja 11
  5. Lampiran Senarai Serahan Tugas 12

 

1.SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS

 

(a)       Adalah saya Nurul Hanim binti Ismail  yang  memegang  jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan  di SMK Bawang Assan, Sibu dari tarikh 7 Februari 2017 hingga 15 Oktober 2017 bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai 1985. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja/Manual Prosedur Kerja *

 

Diserahkan oleh:                                            Disemak oleh:

 

Tandatangan:                                                 Tandatangan:

 

Nama:                                                            Nama:

(Pegawai yang akan bertukar)                         (Ketua Bahagian/Unit/)*

 

(b)       Adalah  saya Hipnee bin Piee yang mengambil alih tugas jawatan Penolong Kanan Pentadbiran di SMK Bawang Assan, Sibu mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan Fail Meja/Manual Prosedur Kerja.*

 

Tandatangan:                                                  Tandatangan:

 

Nama:                                                             Nama:

(Pegawai yang akan mengambil alih tugas)                    (Pengetua)

 

Potong mana yang tidak berkaitan

 

2.Senarai Tugas Jawatan

  1. Guru mata pelajaran Kimia Tingkatan 4 Sains & 5 Sains
  2. Ketua Panitia Kimia
  • Guru mata pelajaran Sains Tingkatan 1A, 3B dan 3C
  1. Penyelaras Program Dual Language Programme (DLP)
  2. Penyelaras Program Inovasi & Kajian Tindakan Sekolah
  3. Pentaksir Mata Pelajaran Sains PT3
  • Penolong guru tingkatan 3C
  • Guru rumah sukan Hijau
  1. Guru penasihat Kadet Polis
  2. Ketua guru penasihat Kelab Komputer
  3. Setiausaha Latihan Dalam Perkhidmatan
  • Setiausaha Panitia Sains

 

3.Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai

Tugas-Tugas Yang Belum SelesaiKedudukan SekarangTindakan SusulanYang DiperlukanRujukan Fail, Pegawai Jabatan Yang BerkaitanCatatan
Laporan kehadiran kelas DLP bulan NovemberBelum direkodkan. Belum tamat sesi persekolahan bulan November.Merekodkan kehadiran pelajar DLP semasa hari terakhir persekolahan (24 Nov. 2017) & menghantar softcopy kepada PPD melalui emel.Fail DLP, Pen. Kanan PentadbiranSoftcopy laporan ada dalam komputer di bilik PKP
Janaan Sijil LDP 7 hariSijil LDP 7 hari belum dijana kerana menunggu proses kemaskini terakhir dalam e-SPLKPM di peringkat PPDSU LDP yang baharu perlu menjana sijil LDP 7 hari untuk semua guru melalui modul SU LDP dalam laman e-SPL KPM apabila semua kursus telah dikemaskini.Fail SU LDP, Pn. Chiam Ai HauSatu salinan sijil LDP 7 hari perlu dimasukkan dalam fail peribadi & direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan.
Sukatan mata pelajaran Sains Tingkatan 1ABab 9, subtopik 9.2Menghabiskan sukatan pelajaran Sains tingkatan 1 bagi subtopik 9.3-9.6Buku teks Sains Ting. 1, En. Sembi ak LawenLaporan KSSM & hasil kerja projek pelajar telah dihantar dan dilengkapkan.

 

4.Senarai Harta benda / Peralatan Pejabat

 

BilTugas / JawatanHarta benda / PeralatanCatatan
1Guru mata pelajaran Kimia Ting. 4,5i)                Fail rekod mengajar

ii)              Buku teks Kimia Ting. 4

iii)            Buku teks Kimia Ting. 5

iv)             Buku amali Kimia Ting. 4

v)               Fail PEKA Kimia

 

2Ketua Panitia Kimiai)                Fail rekod mengajar

ii)              Fail induk panitia Kimia

iii)            Fail sokongan panitia Kimia

iv)             Fail PEKA Panitia Kimia

 

3Guru mata pelajaran Sains 1A, 3B, 3Ci)                Fail rekod mengajar

ii)              Buku teks Sains Tingkatan 1

iii)            Buku teks Science Form 1 KSSM

iv)             Buku teks Sains Ting. 2

v)               Buku teks Sains Ting. 3

vi)             Fail Sains Ting. 1

vii)           Fail Sains Ting. 3

viii)         Fail guru PBS

 

4Penyelaras DLPi)                Fail DLPPKP
5Setiausaha LDPi)                Fail LDP 1

ii)              Fail LDP 2

iii)            Fail LDP 3

 

Pn. Chiam Ai Hau
6Penyelaras Inovasi Sekolahi)                Fail laporan inovasiEn. Daniel Simon
7Ketua Guru Penasihat Kelab Komputeri)                Fail Kelab KomputerPn. Alicia Teng Wei Yi

 

5.Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain

(Hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja)

  • TIDAK BERKENAAN –

6.Fail Meja

 

BilTugasSenarai tanggungjawab
1Guru mata pelajaran Kimia Tingkatan 4 Sains & 5 Sains

 

1.     Merancang pengajaran dan pembelajaran mengikut sukatan pelajaran.

2.     Menyediakan persediaan mengajar

3.     Mengendalikan pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan.

4.     Membimbing pelajar memperolehi ilmu dan menguasai kemahiran serta mengamalkan nilai-nilai murni dan sikap yang positif.

5.     Membuat penilaian dan tindaksusul.

6.     Menjalankan inovasi

7.     Mengendalikan kelas bimbingan & kelas tambahan

 

2Ketua Panitia Kimia

 

1.      Menyediakan Rancangan Pengajaran Tahunan.

2.      Merancang dan menyelaraskan strategi program peningkatan akademik.

3.      Mengurus dan mengemaskini fail panitia.

4.      Menyediakan Pelan Operasi, Pelan Taktikal dan Pelan Strategik bagi panitia Kimia.

5.      Menyelaras dan menyemak penyediaan soalan ujian dan skema pemarkahan.

6.      Mengemaskini moderator mata pelajaran.

 

3Guru mata pelajaran Sains Tingkatan 1A, 3B dan 3C

 

1.     Merancang pengajaran dan pembelajaran mengikut sukatan pelajaran.

2.     Menyediakan persediaan mengajar

3.     Mengendalikan pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan.

4.     Membimbing pelajar memperolehi ilmu dan menguasai kemahiran serta mengamalkan nilai-nilai murni dan sikap yang positif.

5.     Membuat penilaian dan tindaksusul.

6.     Mengendalikan kelas tambahan, kelas bimbingan & kelas pecutan

7.     Melengkapkan pelaporan PBS dan KSSM

8.     Membimbing pelajar menjalankan amali & kerja projek serta merekodkannya

 

4Penyelaras Program Dual Language Programme (DLP)

 

1.     Menguruskan dan mengemaskini Fail DLP dari semasa ke semasa

2.     Merekodkan program-program DLP yang dijalankan di peringkat sekolah

3.     Melaporkan status tagging murid DLP pada setiap hari Jumaat

4.     Melaporkan rekod kehadiran murid DLP pada setiap hujung bulan

5.     Melaporkan keputusan ujian / peperiksaan murid DLP setiap kali tamat ujian / peperiksaan

 

5Penyelaras Program Inovasi & Kajian Tindakan Sekolah

 

1.     Merancang projek inovasi tahunan sekolah

2.     Mengumpulkan laporan projek inovasi guru pada setiap tahun.

3.     Membimbing guru-guru lain dalam melaksanakan projek inovasi / kajian tindakan

 

6Pentaksir Mata Pelajaran Sains PT3

 

1.     Menghadiri mesyuarat penyelarasan penskoran di peringkat PPD

2.     Menyemak skrip jawapan calon PT3

3.     membuat moderasi penskoran

 

7Penolong guru tingkatan 3C

 

Membantu guru tingkatan untuk:

i)        Merekod kedatangan pelajar.

ii)      Memantau kerja pembersihan & keceriaan kelas pada awal pagi.

iii)    Menyimpan data pelajar.

iv)     Memantau perkembangan akademik pelajar dalam semua mata pelajaran

v)       Melibatkan pelajar dalam menghiaskan bilik darjah.

vi)     Memantau rekod kehadiran pelajar semasa P&P serta rekod keberadaan guru dalam kelas (borang MMI)

 

8Guru rumah sukan Hijaui)      Membantu pemilihan pelajar untuk menyertai pertandingan sukan di peringkat sekolah..

ii)    Membantu ketua rumah sukan mengurus & memantau pelajar semasa KOARRS

9Guru penasihat Kadet Polisi)      Mengadakan sesi perjumpaan

ii)    Memberikan ilmu pengetahuan dan pendedahan mengenai aspek badan beruniform seperti kawad kaki dan sebagainya.

iii)  Menyediakan Perancangan Strategik, Taktikal & Operasi Kadet Polis

 

10Ketua guru penasihat Kelab Komputeri)      Mengadakan sesi perjumpaan

ii)    Memberikan ilmu pengetahun dan pendedahan mengenai kemahiran asas dalam komputer dan aplikasi perisian komputer.

iii)  Membuat perancangan tahunan aktiviti Kelab Komputer

iv)   Menyediakan Perancangan Strategik, Taktikal & Operasi Kelab Komputer

 

11Setiausaha Latihan Dalam Perkhidmatan1.   Membuat perancangan tahunan LDP.

2.   Menyelaras dan mengemaskini fail pengurusan LDP dari semasa ke semasa.

3.   Menyelaras & mengemaskini laman sesawang e-SPL KPM

4.   Menghadiri mesyuarat pengurusan LDP di peringkat PPD dan menghantar maklumat yang diperlukan.

5.   Memberi taklimat kepada guru-guru berkaitan aplikasi e-SPL KPM dan cara-cara mendaftar kehadiran kursus luar (KKL) dan book review.

 

12Setiausaha Panitia Sains1.     Menulis minit mesyuarat Panitia Sains sebanyak 4 kali setahun

2.     Menulis rekod perjumpaan kecil Panitia Sains

 

7.Manual Prosedur Kerja

-Rujuk Buku Panduan Staf – contoh nota serah tugas

LAMPIRAN SENARAI SERAHAN TUGAS

 

BilBahan / PeralatanPenerimaTanda tangan
1Buku teks Kimia Ting. 4,5Nur Atiqah
2Buku teks Sains Ting. 1,2,3Yii Hea Lang
3Fail rekod mengajarHipnee bin Piee (PKP)
4Fail Panitia KimiaNur Atiqah
5Fail Latihan Dalam PerkhidmatanChiam Ai Hau
6Fail Dual Language ProgrammeLau Ie Liing
7Fail Sains Ting. 1,3Yii Hea Lang
8Fail PBS SainsHipnee bin Piee (PKP)
9Fail PEKA KimiaNur Atiqah
10Laporan Projek Inovasi & Kajian TindakanDaniel Simon

 

Muat Turun Contoh Nota Serah Tugas

Artikel Lain : Cara Buat Tanda Tangan Dalam Email

Leave a Comment