CONTOH NOTA SERAH TUGAS:CARA BUAT & PANDUAN (Format Word & Pdf)
Contoh nota serah tugas sebagai panduan bagi mereka yang akan bertukar tempat kerja. Bagi kakitangan kerajaan contoh nota serah tugas penting jika berlaku pertukaran tempat kerja. Contoh nota serah tugas sebagai bantuan kepada kakitangan baru yang mengambil alih tugas yang ditinggalkan oleh kakitangan yang bertukar. Contoh nota serah tugas
Garis Panduan Nota serah Tugas Contoh
Garis panduan contoh nota serah tugas adalah seperti berikut:
1.0 TUJUAN
Garis panduaan penyediaan Nota Serah Tugas ini disediakan bagi memberi panduan untuk membantu Pihak Pengurusan Jabatan Pelajaran Negeri Perak dan agensi-agensi dibawah termasuk Pejabat Pelajaran Daerah dan Sekolah-sekolah menyediakan Nota Serah Tugas yang seragam dan sesuai mengikut format yang digunakan oleh semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan.
2.0 LATAR BELAKANG
Pertukaran, naik pangkat dan penamatan perkhidmatan adalah lumrah kepada Perkhidmatan Awam. Setiap pegawai dan kakitangan kerajaan akan melalui proses ini dan ianya adalah selaras dengan hasrat kerajaan untuk membentuk kakitangan yang berkebolehan disetiap skim perkhidmatan masing-masing.
Setiap tugas yang ditinggalkan akan diteruskan oleh penganti, proses peralihan tugas dan maklumat ini kadangkala menimbulkan masalah kerana butiran tugas dan kerja belum selesai dan rujukan yang tidak jelas. Masalah yang berlaku sebelum ini adalah kerana tiada contoh nota serah tugas atau format yang seragam yang boleh digunakan di peringkat Jabatan.
Selain itu, terdapat juga pegawai-pegawai yang bertukar tidak menyediakan Nota Serah Tugas kerana garis panduan yang terdapat di dalam pekeliling tidak dipatuhi.
Didalam konteks Jabatan Pelajaran Perak, perkara ini juga melibatkan pegawai-pegawai diperingkat Jabatan Pelajaran. Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), dan juga Guru-guru disekolah-sekolah. Setiap proses pertukaran, naik pangkat, atau penamatan perkhidmatan pegawai perlu disertakan dengan Nota Serah Tugas yang sesuai dan selaras dengan panduan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.
3.0 PUNCA KUASA
3.1 Surat Edaran JPA.193/6/3-4/(20) Bertarikh 19 Julai 1985 Penggunaan Format Nota Serah Tugas Yang Seragam Bagi Pegawai-pegawai Yang Terlibat Dengan Pertukaran
3.2Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2004 Panduan Pertukaran Pegawai Awam
4.0 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS
4.1 Penerangan Am
4.1.1 Hanya pegawai-pegawai kumpulan ‘A’ dan ‘B’ sahaja yang perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Kumpulan ini termasuklah Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Siswazah (PPPS), Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD), dan Pegawai-pegawai Guna Sama yang bertugas di setiap peringkat Jabatan Pelajaran Perak.
4.1.2 Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.
4.1.3 Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:
- Ketua Perkhidmatan
- Bahagian Pentadbiran atau Perkhidmatan di Kementerian / Jabatan / PPD / Sekolah Berkenaan
- Ketua Bahagian / Ketua Jabatan iv.Pegawai yang akan mengambilalih tugas, dan
- Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.
4.1.4 Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.
4.2 Garis Panduan / Format Penyediaan Nota Serah Tugas
4.2.1 Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat – i)
- Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:
i.Nama Penuh
ii.Jawatan Yang Disandang
iii.Tempoh Menyandang Jawatan
iv.Menandatangani Surat
- Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan / Ketua Sektor / Ketua Unit / Pengetua / Guru Besar untuk disemak.
- Ketua Jabatan / Ketua Sektor / Ketua Unit / Pengetua / Guru Besar kemudian perlu memanjangkan Nota Serah Tugas berkenaan kepada Bahagian Pentadbiran Kementerian / Jabatan / Sekolah.
- Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada Pegawai yang mengambilalih jawatan tersebut dan Pegawai berkenaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.
4.2.2 Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan (Muka Surat – ii) Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan. Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.
4.2.3 Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai (Muka Surat – iii) Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:
- Tugas-tugas Yang Belum Selesai Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai meninggalkan jawatan.
- Kedudukan Sekarang Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang dinyatakan.
- Tindakan Susulan Pegawai yang akan bertukar perlu memaklumkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum diselesaikan.
- Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan Pegawai yang akan bertukar perlu mencatatkan maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail, nama pegawai dan Kementerian / Jabatan yang berkaitan dengan tugas yang perlu dirujuk oleh pegawai yang mengambilalih tugas sekiranya timbul masalah berhubung dengan tugas-tugas yang belum diselesaikan.
- Catatan Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan maklumat-maklumat tambahan yang difikirkan perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih tugas supaya perjalanan kerja yang ditinggalkan tidak terjejas.
4.2.4 Perkara 4 – Senarai Harta Benda / Peralatan Pejabat(Muka Surat – iv) Pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua harta benda / peralatan pejabat / asset hak milik kerajaan yang diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.
4.2.5 Perkara 5 – Kedudukan Kewangan / Akaun dan Lain-lain (Muka Surat – v) Ruangan ini / Perkara ini hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan merupakan laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.
4.2.6 Perkara 6 – Fail Meja (Muka Surat – vi) Fail Meja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1 Salinan Fail Meja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran / Perkhidmatan Jabatan / Sekolah berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.
4.2.7 Perkara 7 – Manual Prosedur Kerja (Muka Surat – vii) Manual Prosedur Kerja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’2 Salinan Manual Prosedur Kerja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran / Perkhidmatan Jabatan / Sekolah berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.
4.2.8 Perkara 8 – Lain-lain Hal (Muka Surat – viii) Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau maklumat am berhubung dengan kerja dan jawatan yang disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh membantu dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.
5.0 PENUTUP Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu disediakan oleh seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks Jabatan Pelajaran Perak. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti diharap membantu kelinciran peralihan tugas supaya mutu kerja pegawai-pegawai di Jabatan Pelajaran Perak sentiasa berkualiti.
Contoh Mukasurat Pertama & Kedua Nota Serah Tugas
Contoh Nota Serah Tugas
Contoh nota serah tugas adalah seperti dibawah. Anda boleh salin contoh nota serah tugas dan paste di notepad kemudian terus copy balik contoh nota serah tugas dan paste di microsoft word. Ubah sedikit mengikut keperluan. Contoh nota serah tugas :
NOTA SERAH TUGAS
NAMA : NURUL HANIM BINTI ISMAIL
- KP :
- FAIL PERIBADI :
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
1. Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas 3
- Senarai Tugas Jawatan 4
3. Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai 5
- Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat 6
- Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain 7
- Fail Meja 8-10
- Manual Prosedur Kerja 11
- Lampiran Senarai Serahan Tugas 12
1.SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS
(a) Adalah saya Nurul Hanim binti Ismail yang memegang jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan di SMK Bawang Assan, Sibu dari tarikh 7 Februari 2017 hingga 15 Oktober 2017 bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai 1985. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja/Manual Prosedur Kerja *
Diserahkan oleh: Disemak oleh:
Tandatangan: Tandatangan:
Nama: Nama:
(Pegawai yang akan bertukar) (Ketua Bahagian/Unit/)*
(b) Adalah saya Hipnee bin Piee yang mengambil alih tugas jawatan Penolong Kanan Pentadbiran di SMK Bawang Assan, Sibu mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan Fail Meja/Manual Prosedur Kerja.*
Tandatangan: Tandatangan:
Nama: Nama:
(Pegawai yang akan mengambil alih tugas) (Pengetua)
* Potong mana yang tidak berkaitan
2.Senarai Tugas Jawatan
- Guru mata pelajaran Kimia Tingkatan 4 Sains & 5 Sains
- Ketua Panitia Kimia
- Guru mata pelajaran Sains Tingkatan 1A, 3B dan 3C
- Penyelaras Program Dual Language Programme (DLP)
- Penyelaras Program Inovasi & Kajian Tindakan Sekolah
- Pentaksir Mata Pelajaran Sains PT3
- Penolong guru tingkatan 3C
- Guru rumah sukan Hijau
- Guru penasihat Kadet Polis
- Ketua guru penasihat Kelab Komputer
- Setiausaha Latihan Dalam Perkhidmatan
- Setiausaha Panitia Sains
3.Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai
| Tugas-Tugas Yang Belum Selesai | Kedudukan Sekarang | Tindakan SusulanYang Diperlukan | Rujukan Fail, Pegawai Jabatan Yang Berkaitan | Catatan |
| Laporan kehadiran kelas DLP bulan November | Belum direkodkan. Belum tamat sesi persekolahan bulan November. | Merekodkan kehadiran pelajar DLP semasa hari terakhir persekolahan (24 Nov. 2017) & menghantar softcopy kepada PPD melalui emel. | Fail DLP, Pen. Kanan Pentadbiran | Softcopy laporan ada dalam komputer di bilik PKP |
| Janaan Sijil LDP 7 hari | Sijil LDP 7 hari belum dijana kerana menunggu proses kemaskini terakhir dalam e-SPLKPM di peringkat PPD | SU LDP yang baharu perlu menjana sijil LDP 7 hari untuk semua guru melalui modul SU LDP dalam laman e-SPL KPM apabila semua kursus telah dikemaskini. | Fail SU LDP, Pn. Chiam Ai Hau | Satu salinan sijil LDP 7 hari perlu dimasukkan dalam fail peribadi & direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan. |
| Sukatan mata pelajaran Sains Tingkatan 1A | Bab 9, subtopik 9.2 | Menghabiskan sukatan pelajaran Sains tingkatan 1 bagi subtopik 9.3-9.6 | Buku teks Sains Ting. 1, En. Sembi ak Lawen | Laporan KSSM & hasil kerja projek pelajar telah dihantar dan dilengkapkan. |
4.Senarai Harta benda / Peralatan Pejabat
| Bil | Tugas / Jawatan | Harta benda / Peralatan | Catatan |
| 1 | Guru mata pelajaran Kimia Ting. 4,5 | i) Fail rekod mengajar ii) Buku teks Kimia Ting. 4 iii) Buku teks Kimia Ting. 5 iv) Buku amali Kimia Ting. 4 v) Fail PEKA Kimia
| |
| 2 | Ketua Panitia Kimia | i) Fail rekod mengajar ii) Fail induk panitia Kimia iii) Fail sokongan panitia Kimia iv) Fail PEKA Panitia Kimia
| |
| 3 | Guru mata pelajaran Sains 1A, 3B, 3C | i) Fail rekod mengajar ii) Buku teks Sains Tingkatan 1 iii) Buku teks Science Form 1 KSSM iv) Buku teks Sains Ting. 2 v) Buku teks Sains Ting. 3 vi) Fail Sains Ting. 1 vii) Fail Sains Ting. 3 viii) Fail guru PBS
| |
| 4 | Penyelaras DLP | i) Fail DLP | PKP |
| 5 | Setiausaha LDP | i) Fail LDP 1 ii) Fail LDP 2 iii) Fail LDP 3
| Pn. Chiam Ai Hau |
| 6 | Penyelaras Inovasi Sekolah | i) Fail laporan inovasi | En. Daniel Simon |
| 7 | Ketua Guru Penasihat Kelab Komputer | i) Fail Kelab Komputer | Pn. Alicia Teng Wei Yi |
5.Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain
(Hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja)
- TIDAK BERKENAAN –
6.Fail Meja
| Bil | Tugas | Senarai tanggungjawab |
| 1 | Guru mata pelajaran Kimia Tingkatan 4 Sains & 5 Sains
| 1. Merancang pengajaran dan pembelajaran mengikut sukatan pelajaran. 2. Menyediakan persediaan mengajar 3. Mengendalikan pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan. 4. Membimbing pelajar memperolehi ilmu dan menguasai kemahiran serta mengamalkan nilai-nilai murni dan sikap yang positif. 5. Membuat penilaian dan tindaksusul. 6. Menjalankan inovasi 7. Mengendalikan kelas bimbingan & kelas tambahan
|
| 2 | Ketua Panitia Kimia
| 1. Menyediakan Rancangan Pengajaran Tahunan. 2. Merancang dan menyelaraskan strategi program peningkatan akademik. 3. Mengurus dan mengemaskini fail panitia. 4. Menyediakan Pelan Operasi, Pelan Taktikal dan Pelan Strategik bagi panitia Kimia. 5. Menyelaras dan menyemak penyediaan soalan ujian dan skema pemarkahan. 6. Mengemaskini moderator mata pelajaran.
|
| 3 | Guru mata pelajaran Sains Tingkatan 1A, 3B dan 3C
| 1. Merancang pengajaran dan pembelajaran mengikut sukatan pelajaran. 2. Menyediakan persediaan mengajar 3. Mengendalikan pengajaran dan pembelajaran dengan berkesan. 4. Membimbing pelajar memperolehi ilmu dan menguasai kemahiran serta mengamalkan nilai-nilai murni dan sikap yang positif. 5. Membuat penilaian dan tindaksusul. 6. Mengendalikan kelas tambahan, kelas bimbingan & kelas pecutan 7. Melengkapkan pelaporan PBS dan KSSM 8. Membimbing pelajar menjalankan amali & kerja projek serta merekodkannya
|
| 4 | Penyelaras Program Dual Language Programme (DLP)
| 1. Menguruskan dan mengemaskini Fail DLP dari semasa ke semasa 2. Merekodkan program-program DLP yang dijalankan di peringkat sekolah 3. Melaporkan status tagging murid DLP pada setiap hari Jumaat 4. Melaporkan rekod kehadiran murid DLP pada setiap hujung bulan 5. Melaporkan keputusan ujian / peperiksaan murid DLP setiap kali tamat ujian / peperiksaan
|
| 5 | Penyelaras Program Inovasi & Kajian Tindakan Sekolah
| 1. Merancang projek inovasi tahunan sekolah 2. Mengumpulkan laporan projek inovasi guru pada setiap tahun. 3. Membimbing guru-guru lain dalam melaksanakan projek inovasi / kajian tindakan
|
| 6 | Pentaksir Mata Pelajaran Sains PT3
| 1. Menghadiri mesyuarat penyelarasan penskoran di peringkat PPD 2. Menyemak skrip jawapan calon PT3 3. membuat moderasi penskoran
|
| 7 | Penolong guru tingkatan 3C
| Membantu guru tingkatan untuk: i) Merekod kedatangan pelajar. ii) Memantau kerja pembersihan & keceriaan kelas pada awal pagi. iii) Menyimpan data pelajar. iv) Memantau perkembangan akademik pelajar dalam semua mata pelajaran v) Melibatkan pelajar dalam menghiaskan bilik darjah. vi) Memantau rekod kehadiran pelajar semasa P&P serta rekod keberadaan guru dalam kelas (borang MMI)
|
| 8 | Guru rumah sukan Hijau | i) Membantu pemilihan pelajar untuk menyertai pertandingan sukan di peringkat sekolah.. ii) Membantu ketua rumah sukan mengurus & memantau pelajar semasa KOARRS |
| 9 | Guru penasihat Kadet Polis | i) Mengadakan sesi perjumpaan ii) Memberikan ilmu pengetahuan dan pendedahan mengenai aspek badan beruniform seperti kawad kaki dan sebagainya. iii) Menyediakan Perancangan Strategik, Taktikal & Operasi Kadet Polis
|
| 10 | Ketua guru penasihat Kelab Komputer | i) Mengadakan sesi perjumpaan ii) Memberikan ilmu pengetahun dan pendedahan mengenai kemahiran asas dalam komputer dan aplikasi perisian komputer. iii) Membuat perancangan tahunan aktiviti Kelab Komputer iv) Menyediakan Perancangan Strategik, Taktikal & Operasi Kelab Komputer
|
| 11 | Setiausaha Latihan Dalam Perkhidmatan | 1. Membuat perancangan tahunan LDP. 2. Menyelaras dan mengemaskini fail pengurusan LDP dari semasa ke semasa. 3. Menyelaras & mengemaskini laman sesawang e-SPL KPM 4. Menghadiri mesyuarat pengurusan LDP di peringkat PPD dan menghantar maklumat yang diperlukan. 5. Memberi taklimat kepada guru-guru berkaitan aplikasi e-SPL KPM dan cara-cara mendaftar kehadiran kursus luar (KKL) dan book review.
|
| 12 | Setiausaha Panitia Sains | 1. Menulis minit mesyuarat Panitia Sains sebanyak 4 kali setahun 2. Menulis rekod perjumpaan kecil Panitia Sains
|
7.Manual Prosedur Kerja
-Rujuk Buku Panduan Staf – contoh nota serah tugas
LAMPIRAN SENARAI SERAHAN TUGAS
| Bil | Bahan / Peralatan | Penerima | Tanda tangan |
| 1 | Buku teks Kimia Ting. 4,5 | Nur Atiqah | |
| 2 | Buku teks Sains Ting. 1,2,3 | Yii Hea Lang | |
| 3 | Fail rekod mengajar | Hipnee bin Piee (PKP) | |
| 4 | Fail Panitia Kimia | Nur Atiqah | |
| 5 | Fail Latihan Dalam Perkhidmatan | Chiam Ai Hau | |
| 6 | Fail Dual Language Programme | Lau Ie Liing | |
| 7 | Fail Sains Ting. 1,3 | Yii Hea Lang | |
| 8 | Fail PBS Sains | Hipnee bin Piee (PKP) | |
| 9 | Fail PEKA Kimia | Nur Atiqah | |
| 10 | Laporan Projek Inovasi & Kajian Tindakan | Daniel Simon |
Muat Turun Contoh Nota Serah Tugas
Artikel Lain : Cara Buat Tanda Tangan Dalam Email
1 thought on “CONTOH NOTA SERAH TUGAS:CARA BUAT & PANDUAN (Format Word & Pdf)”