Contoh Surat Rasmi (Aduan Rayuan Permohonan Kerja Format Terkini)

Contoh surat rasmi berikut sebagai panduan kepada mereka yang ingin membuat surat kepada sesuatu pihak berkaitan permohonan rayuan aduan ataupun perkara lain. Contoh surat rasmi berikut disediakan bersama format rasmi yang perlu ada di dalam suatu surat rasmi. Surat kiriman rasmi ialah surat formal yang dibuat khusus bagi tujuan dan perhubungan yang rasmi. contoh surat rasmi

Ini kerana, surat kiriman rasmi ditulis berpandukan kepada format yang tertentu, penggunaan bahasa yang formal, dan panggilan yang rasmi. contoh surat rasmi

Antara contoh penggunaan surat kiriman rasmi adalah untuk membuat aduan/bantahan/cadangan, membuat rayuan, memohon peruntukan/derma, permohonan pekerjaan, membuat jemputan rasmi, surat menempah barangan atau tempat, dan lain-lain lagi yang melibatkan tujuan rasmi. contoh surat rasmi

Selain itu, surat rasmi juga adalah medium perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang lain. contoh surat rasmi

Lazimnya, surat kiriman rasmi dalam agensi Kerajaan dihantar untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan.

Seiring dengan perkembangan teknologi maklumat, surat kiriman rasmi kini boleh dihantar melalui emel dengan segera selain melalui pos, penghantaran tangan mahupun faks.

Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi

Penulisan surat kiriman rasmi tertakluk kepada format penulisan yang berikut:

1.Nama dan Alamat Pengirim

Nama dan alamat pengirim mestilah diletakkan di bahagian paling kiri atas.

Pemulaan nama dan alamat pengirim tersebut perlu ditulis dalam huruf besar.

Pada penghujung setiap baris mestilah diletakkan tanda koma dan pada paling akhir alamat hendaklah diletakkan tanda noktah.

Di dalam alamat tersebut mestilah mengandungi nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan negeri.

Contohnya:

Ahmad Bin DIn

No 159, Jalan Intan,

Taman Intan,

71050 Nilai,

Negeri Sembilan.

Kemudian selang satu baris, dan satu garisan panjang melintang diletakkan sehingga hujung bagi membezakan alamat pengirim dan penerima.

Bagi jabatan rasmi Kerajaan pula, lazimnya alamat tersebut diletakkan di kepala surat yang dipanggil sebagai Letter Head.

Letter Head adalah pengenalan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi dan mengandungi alamat lengkap untuk memudahkan urusan surat menyurat.

2.Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima

Nama, jawatan dan alamat penerima mestilah diletakkan selang satu baris daripada garisan melintang tersebut.

Seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga mestilah ditulis dalam huruf besar ada pemulaanya.

Setiap baris juga mestilah diletakkan tanda koma dan tanda noktah diletakkan paling akhir alamat pengirim iaitu selepas nama negeri.

Seperti dalam alamat pengirim, alamat penerima mestilah mengandungi nama premis, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan nama negeri.

Contoh:

Pengarah,

Pejabat Pertanian Negeri Sembilan,

71050 Seremban,

Negeri Sembilan Darul Khusus.

3.Tarikh:

Tarikh perlu ditulis selari dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima di bahagian paling kanan surat.

Tarikh mestilah ditulis dengan menulis nombor haribulan, nama bulan (yang ditulis penuh) dengan kesemua huruf adalah huruf besar dan nombor tahun.

Contoh:

1 JUN 2021

4.Gelaran

Selang sebaris daripada alamat penerima adalah dikhaskan untuk gelaran.

Penulis perlu mengenalpasti gelaran yang sesuai untuk diletakkan di dalam surat kiriman rasmi tersebut.

Sebagai contoh, gelaran Yang Berhormat (YB) bagi wakil rakyat manakala individu yang pernah menerima Darjah Kebesaran daripada Persekutuan mahupun negeri, gelaran Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin digunakan.

Jika penulis sukar untuk mengenal pasti gelaran yang sesuai, mereka boleh menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan.

Penulisan gelaran di dalam surat kiriman rasmi tersebut mestilah disertai dengan tanda koma pada hujung gelaran tersebut.

5.Perkara

Perkara perlulah ditulis selang sebaris daripada gelaran yang disebutkan tadi.

Perkara adalah maksud umum tujuan surat kiriman rasmi ini diberikan.

Pada kebiasaannya, perkara tidak ditulis terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.

Perkara di dalam surat kiriman rasmi mestilah digariskan. Ini bagi membezakan perkara dan isi kandungan surat tersebut.

Contoh:

Permohonan Sewaan Dewan Bagi Tujuan Perkahwinan

6.Kandungan Surat

Kandungan surat perlulah menceritakan niat atau tujuan surat kiriman rasmi tersebut dihantar.

Surat kiriman rasmi tersebut mestilah tidak terlalu panjang atau meleret dan mempunyai beberapa perenggan.

Penomboran perenggan perlu dimulakan pada perenggan kedua dan seterusnya.

Pada kebiasaannya, kandungan surat kiriman rasmi akan diakhiri dengan ucapan sekian dan terima kasih.

7.Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim

Di akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu menurunkan tandatangan di bahagian kiri surat.

Tandatangan itu mestilah diikuti dengan memberitahu nama penuh pengirim dalam huruf besar kesemuanya.

Selepas nama penuh ditulis, pengirim perlu menulis nama jawatan pengirim (jika ada) pada baris seterusnya.

Contoh Surat Kiriman Rasmi

Berikut merupakan contoh surat kiriman rasmi bagi panduan mereka yang ingin menulis surat dalam format ini.

Contoh Surat Rasmi Sewa Dewan

Contoh surat rasmi berikut adalah surat untuk permohonan menyewa dewan serbaguna.