CONTOH MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT(Format Terkini)

CONTOH MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT(FORMAT TERKINI)

Contoh maklum balas minit mesyuarat menggunakan format terkini adalah penting untuk diketahui oleh semua urus setia mesyuarat.

Contoh maklum balas minit mesyuarat ini menggunakan format terbaru anda boleh terus membuat format seperti borang bagi memudahkan penggunaan setiap kali berlaku mesyuarat.

Anda pasti tidak mahu keputusan mesyuarat dibiarkan tanpa tindakan. Jika diambil tindakan sewajarnya, maklum balas hendaklah dibekalkan.

Bagi mengesan maklum balas terhadap keputusan-keputusan mesyuarat, satu rekod maklum balas perlu disediakan.

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak yang bertanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urus setia.

Urus setia pula bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Penyediaan maklum balas dapat memendekkan masa pembentangan perkara-perkara berbangkit.

Pelaksanaan Maklum Balas

Untuk mendapat maklum balas, borang yang sesuai perlu digunakan. Petikan minit dicatatkan di dalam borang dan dihantar kepada semua ahli yang bertanggungjawab dalam masa dua minggu sebelum mesyuarat yang AKAN DATANG.

Dokumen Pengurusan Mesyuarat

Dokumen Pengurusan Mesyuarat berikutnya. Respons daripada ahli yang bertanggungjawab hendaklah diperoleh melalui telefon, e-mel atau secara bersemuka.

Sebagai norma kerja, maklum balas patut diterima oleh urus setia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat seterusnya.

Anda yang berperanan sebagai pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklum balas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Anda hendaklah memastikan agar butir-butir yang sesuai dimasukkan ke dalam borang maklum balas.

Contoh Perkara Perlu Ada Pada Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat

Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan/ borang maklum balas ini adalah seperti yang berikut:

1.Bilangan

Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan.

2.Agenda

Agenda bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

3.Perkara

Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan.

4.Tindakan

Pegawai yang bertanggungjawab terhadap perkara yang dinyatakan.

5.Status/Maklum Balas

Status perkara yang perlu diambil tindakan. Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

6.Edaran Maklum Balas

Maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat sebelum mesyuarat.
Urus setia hendaklah menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat.
Urus setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format yang dinyatakan. Semasa mesyuarat, sebaik-baiknya maklum balas tersebut dibaca oleh urus setia.